“Làm việc full-time thì có thời gian apply học bổng không?” – Đây chắc hẳn là câu hỏi mà nhiều bạn trẻ băn khoăn khi lo ngại việc quá tải thời gian, năng lượng, hay chưa biết cách sắp xếp công việc như thế nào cho hợp lý. Vậy thì, hãy cùng chúng mình lắng nghe câu chuyện của một mentee vừa nộp thành công một học bổng chính phủ và ba học bổng trao đổi ngắn hạn trong 4 tháng đồng hành cùng Spark On để hiểu hơn về cách bạn ấy đã “làm việc” với bản thân, mentor và tận dụng các nguồn lực như nào nhé!
"Làm việc tư tưởng” với bản thân
“Tư tưởng” ở đây sẽ là một số quan điểm, niềm tin, cam kết… của mình đối với hành trình săn học bổng. Việc xác định tư tưởng là bước đầu tiên và có lẽ là bước quan trọng nhất, vì tư tưởng này sẽ đóng vai trò như một thỏi nam châm trong suốt hành trình apply học bổng của mình. Nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra trong quá trình apply thì thỏi nam châm này sẽ lập tức hút mình về, giúp mình vẫn đi đúng trên đường ray.
Một số điều mình đã làm rõ với bản thân:
Học bổng với mình là một bàn đạp trong quá trình phát triển dài hạn, chứ không phải là đích đến. Do vậy, mình chọn không dừng lại tất cả những thứ mình đang làm chỉ để tập trung vào săn học bổng. Mình muốn vẫn ưu tiên phát triển sự nghiệp và tận dụng kinh nghiệm làm việc này để có thêm chất liệu cho bài luận. Mình biết có một số anh chị nghỉ việc để tập trung hoàn thiện hồ sơ học bổng, nhưng chỉ là mình không chọn cách đó vì thấy không phù hợp với bản thân (hoặc có thể vì mình chưa đủ “liều”).
Học bổng với mình là một khoản đầu tư về nhiều mặt (thời gian, công sức, tiền bạc…) (và mình hướng đến việc nó sẽ sinh lời). Do đó, mình xem việc tìm hiểu về học bổng và săn học bổng như là một công việc part-time thực thụ, chứ không phải một việc mình chỉ làm trong lúc rảnh rỗi. Trong một năm thì sẽ có khoảng nửa năm mình dành ra khoảng 3-4 tiếng mỗi ngày cho học bổng, có thể là học bổng trao đổi ngắn hạn, nhưng cũng có thể là các học bổng bậc Thạc sĩ. Đợt nào cao điểm thì mình có thể dành ra nửa ngày (trong nhiều ngày liên tục) cho việc chuẩn bị hồ sơ học bổng.
Vì săn học bổng là một “cuộc chiến” dài hạn (có thể apply chục lần không đậu), nên mình đã học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các đầu việc. Sẽ có những giai đoạn mình dồn lực để phát triển công việc ở trung tâm hoặc phát triển một dự án nào đó, nhưng cũng sẽ có những giai đoạn mình ưu tiên cho việc chuẩn bị hồ sơ học bổng. Giai đoạn nào mình ưu tiên công việc hơn thì giai đoạn đó mình sẽ chấp nhận không apply một số học bổng ngắn hạn, còn giai đoạn nào ưu tiên học bổng hơn thì mình sẽ trao đổi với sếp xin cho mình làm bớt việc lại một chút (dĩ nhiên là lương sẽ giảm). Với một đứa vừa tham công tiếc việc vừa theo chủ nghĩa hoàn hảo như mình, việc học cách chấp nhận điều đó thật khó, vì mình đã từng muốn mọi thứ phải thật hoàn hảo và xuất sắc. Tuy nhiên, mình nhận ra rằng khi mình muốn tất cả mọi thứ và có “cảm giác” mình đang làm được tất cả mọi thứ, thì có khi là mình không thực sự “làm” được gì cả.
Bên trên chỉ là một vài ví dụ, nhưng dù cho “tư tưởng” mình cần xác định rõ với bản thân là gì, mình cũng sẽ viết nó xuống. Trong quá trình apply học bổng, nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra, mình cũng sẽ quay về những gạch đầu dòng này để xử lý tình huống và kiên định với hành trình này.
Hệ thống và đặt ra timeline rõ ràng cho các đầu việc
Hệ thống và đặt ra timeline rõ ràng cho các đầu việc
Vì đã xác định săn học bổng là một hành trình lâu dài (apply nhiều lần chưa đậu chẳng hạn), mình muốn cân đối việc săn học bổng với các việc khác của mình để có thể tiếp tục phát triển sự nghiệp mà vẫn đảm bảo hoàn thiện tốt hồ sơ học bổng. Mình muốn sử dụng công cụ nào đó giúp mình nhìn được toàn cảnh các việc mình đang làm và timeline cho các việc đó. Vì muốn tối giản nhất có thể trong việc lựa chọn công cụ, mình chọn sử dụng Google Sheets và đi theo 3 bước:
Bước 1: Liệt kê tất cả những việc mình đang làm và hình dung các đầu việc nhỏ
Mình viết xuống hết tất cả những gì mình đang làm, và với mỗi việc, mình gạch đầu dòng ra tất cả những đầu việc nhỏ hơn. Ví dụ, mình đang phụ trách cho mảng học thuật của trung tâm, thì sắp tới có những sản phẩm học thuật nào cần hoàn thiện? Mình đang là founder của dự án, thì dự án đang có những tasks cụ thể nào? Mình đang apply học bổng, thì từng học bổng yêu cầu những gì trong hồ sơ (chứng chỉ tiếng Anh, bài luận, thư giới thiệu, CV…)?
Tất cả những thông tin này mình sẽ để vào sheet “Tổng quan” trong Google Sheets.
Bước 2: Vạch ra timeline cụ thể cho từng đầu việc
Đối với việc săn học bổng, sau khi đã nhìn được tổng thể các đầu việc nhỏ ở sheet “Tổng quan”, mình sẽ có các sheets cụ thể để quản lý timeline cho từng học bổng, đảm bảo được rằng mình không bị sót bất kỳ deadline nào. Ví dụ, với học bổng Chevening, đầu tháng 10 mình muốn chốt được outline của 4 bài luận, cuối tháng 10 mình sẽ hoàn tất 4 bài luận, giữa tháng 12 mình sẽ thi IELTS… Mỗi sheet sẽ là một học bổng. Mình đặt tên các sheets này theo tên các học bổng.
Đối với các việc mình đang làm (làm ở trung tâm, làm dự án…), mình cũng sẽ đặt ra timeline như vậy.
Bước 3: Chuyển sang dạng Calendar
Cuối cùng, mình sẽ đưa tất cả các việc đang làm, bao gồm cả học bổng và các việc khác, vào sheet có tên là “Calendar”, trình bày dưới dạng lịch của từng tháng. Khi nhìn vào sheet này, mình sẽ hiểu được tháng đó mình có những gì muốn làm, và mình cũng hình dung được luôn là ưu tiên của mình trong tháng đó là gì.
Mình sẽ pin file Google Sheets này lên trình duyệt web của mình trên laptop để có thể thuận tiện và dễ dàng truy cập.
Quy trình 3 bước như vậy sẽ giúp mình hình dung rõ ràng mình muốn làm những gì (ở bước 1 và 2) và mình sẽ làm theo thứ tự như thế nào (ở bước 3).
Tận dụng tốt nhất nguồn lực mà các mentors mang lại
Tận dụng tốt nhất nguồn lực mà các mentors mang lại
Với mình, mình sẽ chia các nguồn lực mà các mentors mang lại theo hai hạng mục: (1) nguồn lực nền tảng; (2) nguồn lực chi tiết. Nguồn lực nền tảng bao gồm các kiến thức và tài liệu hướng đến việc phát triển bản thân (ví dụ tài liệu về Design Thinking), áp dụng được lâu dài và trong nhiều tình huống, nhiều học bổng. Nguồn lực chi tiết bao gồm các nhận xét, feedback của mentors cho từng học bổng. Đối với từng hạng mục, mình sẽ có cách xử lý khác nhau một chút, nhưng điểm chung là mình sẽ cố gắng “biến cái của mentors thành cái của mình” bằng việc chiêm nghiệm và thực hành.
Đối với nguồn lực nền tảng
Khi mentor hướng dẫn cho mình một kiến thức nào đó mà mình thấy có thể áp dụng lâu dài, mình sẽ tự nhiên thấy tò mò và muốn tìm hiểu thêm về nó. Ví dụ, khi nhận được tài liệu về Design Thinking, ngoài việc đọc kỹ tài liệu đó, mình sẽ tìm đọc thêm trên internet về Design Thinking. Mình tìm hiểu xem những người khác nói như thế nào về nó và các tình huống mà nó có thể áp dụng được. Sau đó, mình sẽ ghi chú lại vào iPad của mình, có thể là một mind map hoặc đơn giản chỉ là những dòng ghi chú. Kiểu học mà mình thích là ghi chép. Ghi chép với kỹ thuật Active Recall giúp mình nhớ thông tin lâu hơn, và ghi chép mà sử dụng chính những từ ngữ của mình để nói về vấn đề đó (chứ không phải copy paste y nguyên từ tài liệu) cũng giúp mình tự đánh giá xem mình đã thực sự “thẩm thấu” được thông tin đó hay chưa. Dụng cụ mà mình chọn là iPad, vì nó tiện lưu trữ và tra cứu, nhưng dĩ nhiên đây chỉ là một lựa chọn cá nhân.
Một khi đã ghi chú rồi, mình sẽ xem có cơ hội nào để chia sẻ lại những gì mình được học hay không. Ví dụ, mình đang là mentor cho các bạn sinh viên, thì mình có thể chia sẻ lại Design Thinking để hỗ trợ các bạn này như thế nào.
Cuối cùng, mình sẽ cố gắng vận dụng điều đã được học vào thực tế, có thể là áp dụng vào dự án đang làm, hoặc vào việc tư duy về bài luận học bổng.
Đối với nguồn lực chi tiết
Một ví dụ điển hình cho nguồn lực chi tiết là các comments của mentors khi sửa bài luận học bổng cho mình. Nhìn chung, mình sẽ đọc kỹ các comments đó, cố gắng hiểu lý do tại sao mentors sửa chỗ đó. Nếu mình còn gì chưa rõ hay chưa đồng tình (vì mình nghĩ rằng mình không nhất thiết phải đồng tình 100% với mentors ở tất cả các tình huống), mình có thể trao đổi lại với mentors. Việc trao đổi với mentors, theo mình là rất quan trọng, vì thường thì mentors chỉ trao đổi với mentee qua các comments trong bài luận, nhưng mình tin rằng có nhiều điều sâu hơn thế nữa mà có thể chưa được làm rõ. Ví dụ, nếu mình diễn đạt chỗ nào đó trong bài luận mà chưa cảm thấy chắc chắn lắm là người đọc hiểu được ý mình và muốn nhờ mentors xem xem mình diễn đạt như vậy đã rõ hay chưa, thì mình có thể tự comment vào đó trước khi gửi bài cho mentors là: “Ý của em là ABC, nhờ các chị xem giúp em chỗ này em diễn đạt như vậy đã rõ được ý đó chưa ạ?” Hoặc khi mentors comment sửa bài nhưng mình không rõ lắm tại sao lại sửa như thế (vì lỡ đâu lý do của nó là một yêu cầu rất quan trọng của học bổng mà mình bị sót, nhưng cũng lỡ đâu chỉ đơn giản là do mình diễn đạt chưa mạch lạc cho người đọc dễ hiểu), mình cũng sẽ hỏi lại mentors.
Việc chủ động giao tiếp với mentors, theo mình là vừa có thể giúp mình đánh giá được bài luận của mình tốt hơn, có cơ sở để cải thiện bài luận, vừa có thể giúp mentors hiểu mình hơn, hỗ trợ mình tốt hơn, đỡ mất thời gian của mentors khi xem bài và sửa đi sửa lại những lỗi cũ cho mình. Communication is key.
Ngoài ra, mình cũng sẽ ghi chú lại các comments mang tính “tái chế” cao, nghĩa là có thể áp dụng cho các học bổng khác, vào một file ghi chú (app ghi chú nào đó bất kỳ). Ví dụ, việc áp dụng mô hình STAR khi đưa examples hay mô hình PEEL khi triển khai đoạn văn là một việc mình có thể áp dụng cho nhiều bài luận.
